ぐちゃぐちゃだったメールボックスを整理したので、ポイントをまとめてみた。

 

会社員時代もプライベートでも、メール整理が大の苦手でした。いや今も苦手です。

受信トレイはいつもメールでいっぱいだし、必要なメールはすぐに出てこない。

 

毎日毎日メール届きすぎ! どこになにがあるかわからなすぎ!

 

とまぁそんな感じでしたが、やさぐれていても仕方がない。

 

ということで最近自分のメールボックスを整理してみました!

やってみたことをまとめてみます。

今のところ、受信トレイもすっきり。気分もいいです。

 

同じくメール整理が苦手な方の参考になったらうれしいです!

 

受信トレイは常に空にする

目指すはこれです。

受信トレイを空っぽにすること!

 

毎日メールを受信していると、受信トレイはあっという間にいっぱいになります。

いらないメールも大切なメールも、処理済みのメールも未処理もメールもごちゃまぜ。

結果、『受信』するための『トレイ』がよくわからないメールでいっぱいになってしまう事態に・・・。

とにかくここを空にします。

 

とはいえ。

 

Q:そんなこと言われても、すでにどうしていいかわからない古いメールでいっぱいなんだけど?

 

A:とりあえず過去メールフォルダーでも作って、全部うつしちゃいましょう。

 

私が今使っているメールサービスではアーカイブというフォルダーがあるので、そこに全部ぶち込んでいます。

移す先のフォルダーはなんでもいいんです。とにかく受信トレイは空にします。

 

こうすることで、受信トレイには新しいメールしか入らなくなります。

そしてなんだか気分もすっきりしませんかっ?

 

例えば、今日はゴロゴロしちゃったけど明日から頑張ろうとか、

今日は英語勉強できなかったけど明日からやるぞ的な、心機一転感が味わえますよね(あっメールは今のところ続いてます)

 

受信するメールの量を減らす

次に、そもそもの入ってくるメールの量を減らしました。

必要のない広告・情報メールの配信を停止したんです。

 

通販とかアプリとか、インターネットで何かを申し込むとうっかり広告配信が始まってしまうことがあります。

申し込み時に『お知らせ配信』は不要であるとしておけばいいのですが、それを忘れてしまったり、以前は必要だった情報がいらなくなったり。

状況は刻々と変化するもの。

 

いらなくなった情報メールは、サクッと配信停止の手続きをしましょう。

 

Q:といわれても、配信停止方法がわかりませんよ?

 

A:だいたいは、配信されてきたメールの下の方に『メール配信の停止方法はこちら』とURLが添えられていることが多いかと思います。

そこに飛べば意外にあっさり停止できるかと思います!(全部とはいいませんが、多くはそれでなんとかなるかと)

 

 

配信停止の手続きをするのを面倒くさがり、毎回手作業で(!)削除していましたが、よくよく受信したメールを見てみれば、ワンクリック・ツークリックで配信停止の手続きができました。

今まで1年以上削除してきた労力は何だったんだっていう・・・。いやそんな大層な労力じゃないですけどね、でもちりつもですよ。

 

ちなみに私が最近配信停止をしたお知らせメールは以下のようなものです。

・数年前にやった脱毛サロン(途中で終わったやつ・・・また行きたい)

・英語教材系(とあるヒアリングマラソンとか・・・うん途中でおわっry

・楽天で利用したお店の広告

・Facebook

などなどです。これらはほんの一部です。

 

いらないメールはすぐ削除する

断捨離断捨離! です。

 

クレジットカードの引き落とし情報やネット通販の詳細等、インターネットでアクションを起こすとすぐにメールが届くことがあります。

以前はその取引の実行・完了までそういったメールを残していました。

でもだいたい終わるころにはほかのメールに埋もれて、削除せずそのまま残っていくという流れ。

 

ある日ふと、「いやこれ直接そのサイトに行けば詳細確認できるよね・・・?」と気がついたのです。

 

amazonであればamazonにアクセスすれば買い物の明細が分かります。なんだったら10年くらい前の履歴も残っていたりします。

クレジットカードもそのサイトに行けば引き落とし明細が確認できます。(初期の手続きは必要かと思います)

 

そんなわけで最近はその手のお知らせメールが届いたら、おおもとのサイトをアクセス!(そのメールにリンクされていることがほとんどなので手間もないです)

内容に間違いのないことを確認後、メールは速やかに削除しています。

 

フォルダ分けをする。

 

王道ですね!

王道なだけあって、使いこなすのが難しかった会社員時代。

今はとりあえず以下の4つのポイントを意識しています。

 

定期的にたくさん届くメールは指定フォルダーに振り分ける

頻繁に、そして数の多いメールは受信時に指定のフォルダーに届くよう登録しました。

例えば

・メルマガ

・ブログ関係(アフィリエイトなど)

・ぴあやローチケなど舞台のチケット情報

など。

私はメルマガは取ってないのですが、下二つに関しては『アフィリエイト』や『チケット』というフォルダーを作って、受信時から振り分けられるよう設定しています。

さらりと見て、不要なものは削除です。

過去のメールはあきらめて一つのフォルダーに入れる

ええ、これは上にもちらっと出てきたとおり、もう10年以上使っているメールアドレスのためどうしようもないんです・・・とはいえ削除する勇気もない。

 

ということで初期装備の『アーカイブ』というフォルダーに全て丸投げしています。

たまにチェックして、明らかにいらないメールは削除したりもしてるんですけど、いかんせん数が多すぎます・・・。

そして昔々もらった友人・家族のメールなどを読みふけってしまったり。

 

ま、まぁまだ容量は余裕なのでそっとしておきます。

フォルダーの数は最小限にする

フォルダーは便利なんですが、作りすぎるとドツボにはまります

また、がっつりきちんとフォルダー分けするぜ! という決意も、しまいにはどこに何を入れていいかわからなくなり、結局受信トレイにメールがたまったり、

振り返ると一件・二件しかメールのはいってないフォルダーがたくさん出来上がっていたり・・・というもの悲しい結果になります。

 

フォルダーは最小限がいいと思います。

 

ちなみに私は、

・受信トレイ(空)

・パスワード系(何かのサービスを初期登録したメール。IDなど確認することが多そうなメール)

・アフィリエイト

・チケット

・アーカイブ

・家族&友人

などに分けています。

今は検索機能も発達しているので意外とそれで困りません。

とにかくアーカイブフォルダーに保管する

・分けたフォルダーのどこに該当するかわからないもの。

・いらないと思うけど、いつか使うかも。

・念のため残しておきたいもの。

など、とにかくわからないけどまだ捨てられないものはすべて『アーカイブ』フォルダーに入れる! 受信トレイには残しておかない!

 

合言葉は迷ったらアーカイブへ。

そんなフォルダーを作っておくと便利ですよ。

さっきも言いましたけど、いざ必要となれば検索で見つけられますから。

 

まとめ:メールボックスを整理するためにやったこと

ということで、メールを整理するために行ったことをつらつらかいてきました。

まとめると以下です。

 

・受信トレイは空にする。

・いらない広告メールは配信停止する。

・いらないメールはすぐ削除。

・フォルダー振り分け機能をうまく使う。

・でもフォルダー分けしすぎない。検索は意外と頼れる。

・処理の終わった、でもいまいち捨てられないメールを集約させるフォルダーを作っておくと便利。

 

今のところ受信トレイがすっきりしていて続けられています。

振り返ると結局基本的なことばかりですけど、改めて自分でルールを決めると迷わず整理ができていいですね。

 

次はipod touchのカメラロールを整理したい、なぁ・・・。

 

 

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